Diary Prima: Rapat Akbar, Sebuah Usaha Perbaikan Akbar




 Bismillahirrohmanirrohim.

Segala syukur Allah subhana wa ta’ala. Berkat karunia-Nya lah kita masih bias membaca tulisan ini :)

Saya ingin bercerita, bagaimana Rapat Akbar ini dimulai. Saat Januari kemarin konsep Rapat Akbar sangat sederhana sekali. Hanya evaluasi secara garis besar dan penentuan apa yang dilakukan bulan depan. Yang hadir pun hanya memenuhi secret UKM Prima. Lalu saya berfikir, bagaimana kalua LPJ bulannya dilaporkan di Rapat Akbar. Jadi sebelumnya, mulai Prima 8 (UKM Prima angkatan kedelapan) ada namanya LPJ bulanan. Dan hasilnya, masih kurang stabil. Karena kita LPJ-nya dari BPD (Badan Pengurus Departemen) yang terdiri dari Ketua Departemen (Kadept) Sekretaris Departemen (Sekdept), Bendahara Departemen (Bendept), Kepala Divisi (Kadiv), Koordinator Bidang (Korbid), dan PI (Pengurus Inti) yang terdiri dari Ketum (Ketua Umum), Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum.

Saya akan membahas sedikit tentang kritik saran yang diberikan untuk UKM Prima saat rapat akbar.

Sepertinya ini seru kalua disimak :)

#1 – TENTANG MERASA CANGGUNG DI PRIMA
“Selama menjadi anggota Prima saya merasa canggung dan merasa asing…”
“Selama saya bergabung menjadi anggota Prima, saya merasa belum terikat atau belum terlalu saling mengenal”

Jawab:
Bismillah.. Allahu Akbar. Allah Maha Besar. Maha Segalanya. Apalah arti seorang manusia seperti saya yang tak bisa membuat hati menjadi saling terikat :(
Namun saya ingin bersecita. Saya sudah menceritakan di Diary Prima bulan Januari. Bagaimana saya yang diangkat sebagai Ketua Umum, yang statusnya sebagai anggota tidak aktif. Karena saat 2016 saya masih menjabat sebagai Ketum SKI At-Tafakkur. Begitu pula di tahun 2015, saya masih menjabat Sekretaris Umum Himafis. Ah, yang pertama kali saya pikirkan tentunya, apakah saya bisa amanah. Betapa beratnya tanggungjawab ini. Barulah saya berfikir tentang status saya. Bukan masalah saya gak aktifnya, tapi saya hanya sedikit kenal anggota Prima. A… betapa kacaunya saat itu. Untunglah ada MPO yang bisa bantu banyak dalam menyarankan pengurus. Yang bahkan hanya Sekretaris saya sendiri pun saya baru kenal saat ketemu rapat pertama. Begitu juga dengan Ketua Departemen yang lain. Coba bayangkan, apakah itu tidak parah banget? :D
Jadi sahabatku, yang aku sayangi (ekhm) [penjelasan: saya gak tahu ya siapa yang nulis ini, tapi siapapun dia, saya berterimakasih atas kritikannya], aku pun sama sepertimu. Sama sekali taka da rasa terikatnya dengan Prima. Bahkan kala itu, bisa saja saya bilang, saya gak mau jadi Ketum, saya gak aktif, atau bisa juga saya tetap mau nerima jabatan yang berat ini, namun saya gak mau aktif, atau kurang aktif. Tapi saya berfikir, amanah ini, bukan datangnya dari manusia, ini pastilah takdir. Tinggal aku yang menentukan, apakah akan amanah atau tidak. Ah, makin beratlah kaki ini melangkah di awal.
Dan kau tahu apa yang pertama kali aku lakukan? Merombak habis-habisan system di UKM Prima. Hampir 90 persennya. Ah, mungkin lebih dari itu. Dan kau tahu, apalagi status saya sebagai anggota tak aktif sebelumnya, tentunya banyak yang tak paham dengan pola kepemimpinanku. Apalagi yang jarang ketemu, atau yang sama sekali gak ketemu dengan saya. Mereka rata-rata mempertanyakan, bahkan ada lo yang mencemooh. Ini status saya, masih sebagai Ketum yang belum kenal anggotanya. Bahkan banyak anggota yang tidak kenal saya. Tapi sudah digitukan.
Sahabatku, sungguh kita punya cerita yang sama di UKM Prima ini. Bahkan saya bocorkan sedikit. Ada Pengurus Inti (saya tak mau menyebutkan tahun berapa) yang beliau tidak aktif, karena tidak merasakan kekeluargaan di UKM Prima. Sungguh sahabatku, bukan Cuma kamu yang merasakan. Bahkan posisinya yang Pengurus Inti saja bisa merasa tak nyaman.
Lalu apakah itu tak saya pikirkan? Sungguh hal yang pertama saya pikirkan adalah bagaimana caranya agar rasa kekeluargaan itu muncul. Tahu tidak caranya seperti apa? Mungkin kamu akan berkata, perbanyak acara internal dahulu. Tahu tidak, itu cara yang sangat tidakefektif. Saya menggunakan cara eksternal. Yaitu menggeborkan proker-proker besar, NEC, LKTIN, PRISMA, dan proker besar lainnya. Tujuan apa? Agar yang lain tertarik bergabung menjadi panitia. Karena ini agak bergengsi. Baru nanti ketika mereka aktif. Barulah diperbanyak acara internalnya. Istilahnya menjaring besar-besaran terlebih dahulu. Baru dipelihara secara kontinu. Dan kau tahu, pola piker saya mungkin tidak dimengerti oleh atasan saya. Mereka selalu bilang, mana nih kekeluargaanya? Ayo, focus ke internal dulu. Dan masih banyak lagi. Sebenarnya saya pengen sekali protes sama mereka. Coba sabar, saya butuh proses. Saya membuat acar-acara ini punya tujuan khusus. Karena tidak mungkin membuat acara internal kalua orang-orangnya tak ada. Coba sering-sering ketemu sama saya. Jangan hanya melihat dari luar, apalagi berdiskusi dengan mereka yang sama-sama tak aktif di Prima 8. Sungguh Prima 8 itu perombakan besar-besaran.
Tapi saya memilih diam saat itu. Bayangkan sahabatku. Saya sudah belum merasa nyaman di Prima, tapi sudah digitukan :) belum terlalu aktif di Prima, tapi sudah didorong untuk memuaskan.
Ini ceritanya jadi panjang ya. Hehe.
Ada lagi jawaban saya untuk pertanyaanmu itu. Saya jawab di Rapat Akbar kemarin. “Jangan mencari sahabat, karena ketika kamu mencari sahabat, taka da satupun sahabat yang kamu dapatkan. Jadilah sahabat, ketika kamu menjadi sahabat, maka akan kamu temukan berjuta-juta sahabat”.
Dan kamu tahu tidak. Anggota Prima yang banyak protes. Ketika ketemu langsung dengan saya. Alhamdulillah, banyak yang mengerti dan bahkan membela pemikiran saya. Karena saya percaya, pemikiran besar itu, di awal akan terlihat sangat aneh dan bahkan dicibir. Tapi ketika dilihat hasilnya, mereka akan bertepuk tangan. Atau mungkin, dengan ketidak pedulian, mereka hanya akan diam seribu Bahasa. Maka dari itu saya bilang LKMO II ini wajib dihadiri oleh semua pengurus dan anggota. Agar pemikiran mereka satu arah dengan saya.
Maafkan jika jawabanku ini tak membuatmu puas. Maafkan jika aku belum bisa membuat nyaman anggota-anggota saya, termasuk kamu. Maafkan saya.

#2 – TENTANG RAPAT AKBAR
“LPJ-nya seharian full, supaya tidak terkesan tergesa-gesa”
“Saat Rapat Akbar sebaiknya minimal disediakan dkarpet atau tikar agar saat rapat lebih nyaman dan tidak dingin karena tidak baik juga untuk kesehatan”

Jawab:
Sahabatku, aku beruntung memilikimu, yang semangatnya masya Allah, membara. Saya sangat suka orang yang bersemangat. LPJ kita pada hari kemarin setengah harian full. Dan memang terlihat tergesa-gesa, karena banyak sekali yang melaporkan LPJ. Tapi saya mau jujur. LPJ sebenarnya hanya ada di Rapat Evaluasi dengan MPO. Tapi saya inisiatif, kenapa tidak dengan anggota Prima. Dan kemarin itu masih tahap uji coba Rapat Akbarnya. Saya akan sedikit mengubah metode Rapat Akbarnya untuk bulan depan. Insya Allah akan saya infokan saat LKMO II. Jadi untuk LPJ satu hari full, dengan berat hati saya tolak :( Karena kita juga kuliah sahabatku, dan untuk hari Ahad, jujur, jadwal UKM Prima full menggunakan hari Ahad di satu tahun ini :D Jadi sangat tidak memungkinkan kita akan full satu hari LPJ :) agar LPJ tidak tergesa-gesa dengan waktu minim, insya Allah, saya sedang menyusunnya, dan insya Allah akan saya sampaikan saat LKMO II. Datang ya.. saya sangat suka bertemu dengan sahabat yang semangat seperti kamu :)

Untuk saran yang tentang karpet. Wah aku bahagia banget punya sahabat yang peduli dengan yang lain ^^ dan maafkan kesalahan saya sebagai pemimpin yang belum bisa peduli sepertimu. Insya Allah bulan depan Rapat Akbar akan lebih nyaman lagi :)

#3 – TENTANG SESEORANG YANG MENULIS BANYAK KRITIK SARAN
“Penyebaran informasi kurang meraa”
“Pendataan anggota belum terurus dengan baik”
“Pengurus inti kurang ramah terhadap anggota, kecuali Ketum”
“Kalau rapat, mohon ada aturan posisi duduk cowok dan cewek”
“Setiap departemen kurang korelasi”
“Kurang tegasnya bagi Departemen yang belum menjalankan tugasnya”
“Kurangnya training bagi pengurus”
“Sesekali PI lebih dekt dan ramah kepada anggota agar mampu melihat dan memberi solusi setiap maslah di setiap anggota”
“Kekeluargaan perlu dipererat agar Prima tidak sebatas UKM Pertasi malainkan UKM yang erat kekeliargannya. Misalnya bagi anggota terkna musibah atau masalah dalam uang SPP. Mungkin kita bisa bantu”
“Tolong setiap proker disisipkan kegiatan yang orientasinya pembangunan relegus”
“Perbanyak kegiatan diluar yang masih ada nilai edukasinya”

Jawab:
Masya Allah. Tahu tidak, itu hanya dari satu orang lo :D Alahkah beruntungnya saya memiliki sahabat sepertimu :) Kepedulianmu itu jarang sekali dimiliki oleh orang lain. Saya akan jawab satu-satu.
Bismillah:
1.       Tentang penyebaran informasi yang kurang merata. Jujur di bulan Januari kemarin kita mengunakan system tahun kemarin, yaitu orang HUMED yang mengirimkan informasi. Tapi itu tidak baik. Hanya 3 orang mengirim ke 300 orang. Bayangkan :D maka mulai bulan ini. Alur komunikasi tanggung jawab oleh BPD (Badan Pengurus Departemen) masing-masing. PI akan mengirim ke BPD. Dan BPD akan mengirim ke Korbid, Katim, dan staf-stafnya. Insya Allah ada perbaikan :)
2.       Pendataan anggota. Untuk bulan besok fokusnya data 2013. Dan untuk data keaktifan anggota. Itu juga tanggungjawab masing-masing BPD :) insya Allah sudah ada beberapa Departemen yang mendapat keaktifan dan ketidakaktifan. Yah, walaupun ada Departemen yang agak bandel dikit sih :D
3.       PI yang kurang ramah? Jujur, saya ketawa baca tulisan yang ini. Lalu saya membayangkan wajah-wajah PI yang lain. Mereka ramah kok. Mungkin kamu belum merasakan keramahan mereka :D Tapi setelah say abaca tulisan ini, saya langsung SMS mereka :) terima kasih ya atas perhatian kepada PI (jadi malu :D soalnya diperhatiin, eh).
4.       Posisi duduk ini..Hm.. mau gak saya cerita lagi. Pemikiran hamper sama. Saat saya dulu di luar Prima. Saya gak suka sekali melihat cowok dan cewek duduknya berbaur begitu. Sehingga saya gak merasa nyaman. Akhirnya gak aktif :D Tapi setelah saya manjadi Ketum. Ternyata memang butuh proses untuk menerapkan aturan itu :) insya Allah saya akan menyampaikan hal posisi duduk ini di LKMO II. Datang ya :)
5.       Departemen yang kurang korelasi? :) Kalau boleh saya tebak, pasti sahabatku yang satu ini baru masuk Prima 8 ya? :) Hm.. Jadi Prima 8 ini jauh berbeda dari UKM-UKM lain. Departemen memang kurang korelasi dengan departemen lain. Karena ada focus kerjanya :) yang sangat korelasi itu adalah struktur Departemen itu sendiri. Jadi tiap Departemen ada namanya Divisi, ada namanya Bidang, dan ada namanya Tim. Insya Allah kompleks :) Lalu buat apa adanya Departemen? Gunanya agar kita tetap bisa aktif, namun yang bekerja tidak orang itu-itu saja. Dan seperti yang saya sampaikan. Kita cukup menjadi panitia di Departemen kita saja, tapi tetap jadi peserta di proker Departemen lain. Insya Allah itu akan meringkankan kerja kita sebagai mahasiswa yang juga nuntut ilmu :) Kesimpulannya: Ayo aktif di Prima 8 :D
6.       Kurangnya tegasnya konsekuensi bagi Departemen yang tak amanah? Hm.. kepedulianmu, sungguh membuatku iri :D Tapi sahabatku, saya memiliki cara lain. Ketika kita memberikan berupa sansi bagi yang tak amanah, pertanyaannya, apakah mereka akan tetap betah di Prima? Soalnya mereka tak digaji, bahkan mereka yang menguras dana, tenaga, dan waktu. Maka saya berpikirkan, memberikan penghargaan Departemen terbaik. Jadi sahabatku, info saja. Tiap bulannya Departemen itu memiliki peringkat. Bahkan tiap pekan :)
7.       Kurangnya training bagi pengurus. Jadi begitu sahabatku, yang lagi-lagi makin aku sayangi :) Betapa pedulinya ya terhadap Prima ini. Saya masih ingat cerita Kakak tingkat saya, alumni Prima. Dia ceritakan, Prima itu terkenal prestasinya paling banyak dari organisasi lain. Tapi keorganisasian paling rendah di antara UKM lain. Sungguh, hal itu membuat hati kita miris. Hal ini membuat banyak mahasswa yang mendaftar tujuannya hanya agar berprestasi, ketika dia tidak berprestasi, dia meninggalkan Prima. Sungguh, berprestasi bukan sekedar itu. Ada banyak makna prestasi sesungguhnya. Maka dari itu, mulai Prima 8 ini, saya membuat ada 3 LKMO (Latihan Kepemimpinan dan Menejemen Organisasi). Itu teruntuk pengurus. Sehingga kekuatiran kita tentang keorganisasian Prima, insya Allah teredam. Cita-cita kita membuat Prima menjadi UKM paling berprestasi dan yang paling organisatoris, serta relegius. Aamiin.
8.       Tentang kedekatan PI dengan anggota lain. Insya Allah masih dalam proses. Saya juga butuh proses. Maafkan saya sebagai pemimpin yang belum peka terhadap masalah-masalah yang dihadapi anggota saya. Maafkan saya. Saya insya Allah akan terus memperbaiki system agar permaslah tiap anggota dapat saya ketahui. Terimakasih atas perhatiannya shabatku. Lagi-lagi saya merasa cemburu akan kepedulianmu.
9.       Tentang orientasi relegius. Sahabatku, kalua kita bilang ibadah. Apakah belajar bernilai ibadah? Tentu jawabnya tergantung niat. Apakah rapat bernilai ibadah? Tentu jawabnya tergantung niat. Jadi segala sesuatu tergantung niat. Maka dari itu saya selalu menekankan rapat apapun di UKM Prima wajib ada pembukaan, ada tilawah, ada sambutan (yang berisi motivasi menebar kebaikan). Sahabatku.. ladang dakwah itu ada di mana-mana. Dan setiap ladang, memiliki cara sendiri untuk membajaknya :)
10.   Kegiatan di luar. Insya Allah mulai Prima 8 ini lumayan banyak proker yang berkegiatan di luar. Contoh Bina Desa, kunjungan UKM, study tour, kunjungan tokoh, rumah ilmu, ah banyak lagi. Nah, sahabatku, mumpung banyak banget.. Prima membutuhkanmu :) yuk pilih semuanya atau pilih salah satu, yang penting memilih :)
Sekali lagi terima kasih atas banyaknya kritik saran yang kamu berikan. Berkali-kali saya bilang. Sungguh, saya cemburu akan kepedulianmu :)

#4 – TENTANG DEPARTEMEN
“Janga terlalu mengatsnamakan Departemen. Bahkan saling menjatuhkan Departemen lain. Ingat tujuan kita ingin sama-sama memajukan Prima. Kita sama, kita satu, bersama membangun Prima menjadi lebih baik”
“Saya melihat di Prima ini kurangnya solidaritas antar anggota. Mereka Cuma akrab dengan teman sedepartemen. Termasuk saya”
Jawab:
Lagi-lagi saya sangat bersyukur memiliki sahabat-sahabat yang peduli. Alhamdulillah. Puji syukur kepada Allah. Saya akan menajwab dua kritik saran tersebut. Boleh cerita lagi ya? Bolehkan aja ya :D
Jadi begini sahabatku. Saya memiliki cara sendiri untuk mempersatukan UKM Prima. Sangat tidak mungkin kita mengakrabkan sekitar 300 lebih orang dengan waktu satu atau dua bulan. Maka dari tahap-tahapnya. Jadi per departemen dahulu. Per departemen aja yang jumlahnya hanya 50 lebih saja belum akrab. Apalagi sampai 300 :) Karena apa? Mereka harus punya, inimal satu teman dekat di UKM Prima. Maka dari itu ada bidang. Di sana insya Allah mereka akan punya kenalan. Nah ketika Departemen itu kuat, maka mereka insya Allah akan mudah akrab dengan anggota Departemen lain. Jadi sahabatku, teruslah peduli :)


Sebenarnya masih banyak kritik saran yang lain, yang saya mohon maaf tidak bisa menjawab semuanya di sini. Karena itu berbasis internal :) Semoga semua Brighters (sebutan anggota Prima) hadir di LKMO II agar semua pertanyaan ini saya bisa jawab dan kita bukan sekedar peduli dengan menulis tapi juga menggunakan kemampuan kita yang lain :)

Ingat ya sahabat. Jangan sia-siakan rasa pedulimu hanya dengan kertas dan coretan polpen. Sesungguhnya manusia itu banyak sekali kekurangnnya. Apalagi saya. Ketika kamu mendapatkan sesuatu yang tidak baik, ada pilihan. Memperbaikinya atau membiarkannya rusak :) Karena diam bukanlah pilihan. Saya menantikan kontribusimu sahabat-sahabatku.

Ketum UKM Prima 8
MNJ




1 komentar:

UKM PRIMA UNRAM mengatakan...

#AkuCintaUKMPrima